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Hosted Exchange - Comment choisir son système de messagerie ?

 

La messagerie d'entreprise est un vaste sujet ! Entre Squirel, Zimbra, Qmail, Lotus Domino, Exchange, Opengroupware, Artica, Open-Xchange... Depuis quelques mois, les alternatives Exchange se multiplient. Que choisir et comment choisir ?

Souvent, le choix de la messagerie dans une entreprise se fait "en force" : soit le service de messagerie est déjà compris au sein d'un autre service qui n'a généralement rien à voir (Offre Internet, Offre d'hébergement), soit par défaut (suite à l'utilisation du système dans une précédente entreprise).

Les critères principaux de choix du système de messagerie sont souvent les indicateurs traditionnels suivants :

- Taille maximale de la boite ?

- La boite bénéficie-t-elle d'un anti-spam ou d'un anti-virus ?

- Taille des bases de données ?

- Son prix unitaire ?

- Le volume du trafic mensuel (plus étonnant, mais ça arrive) ?

 

Dans tous les cas, les réelles questions de fond ne sont pas posées :

- Quels sont les engagements de mon fournisseur de messagerie (fiabilité, disponibilité, réversibilité...) ?

- Où sont hébergées mes données ? En France ? En Asie ? En Amérique ? Sur une île déserte ?

- Mes données peuvent-elles être exploitées d'une manière ou d'une autre par le prestataire (cf. Google) ?

- Est-ce un service de mail pur ou plus complet avec de la gestion de temps par exemple ?

- Ma messagerie peut-elle gérer mes evois d'Emailing clients ? Peut-elle gérer des listes de diffusions ?

- En cas de soucis, le prestataire vous apporte-t-il un support ?

- Je suis obligé de rajouter un "Disclaimer" en fin de mes mails, puis-je le faire ?

- Quelle est l'efficacité réelle de l'anti-spam / anti-virus fourni ?

- Comment cela se passera-t-il le jour ou je veux changer de système de messagerie ?

 

La messagerie est désormais un outil par lequel transite de plus en plus d'informations et des informations de plus en plus importantes. Entre "polution" (spam etc...) et "Bons de commandes scannés", on se rend compte rapidement que la mesagerie représente des enjeux importants de productivité ou de process. La solution de messagerie adoptée prend alors bien plus d'importance que ce que l'on peut penser au premier abord.

Il est donc nécessaire de poser à plat les véritables enjeux liés à votre messagerie et ce que vous en attendez.

De plus en plus, le service "Mail" fait donc graviter autour de lui tout un arsenal de services, qui complètent ou prolongent le service rendu. Par là, on trouvera donc :

- L'accès à la messagerie depuis n'importe quel navigateur web (Webmail depuis l'extérieur),

- Un anti spam efficace,

- Le travail collaboratif,

- L'envoi / l'émission de pièces jointes de taille importante,

- La réception des mails sur le mobile,

- La gestion des Campagnes d'Emailing,

- La sécurité de la messagerie,

- La haute disponibilité,

- ...

 

Certaines messageries ne proposent aucun de ces services, d'autres une partie et d'autres sont plus complètes encore.

Une question fondamentale vient alors se poser : Le fait de rajouter des services, rend-il ma solution de messagerie moins fiable ?

Si, la bonne pratique et "l'état de l'art" précisent qu'il est préférable de séparer les rôles, le domaine de la messagerie d'entreprise peut déroger à la règle. En effet, la norme "mail" est bien connue et reste très fiable, sans nécessairement requérir beaucoup de ressources (puissance), tout dépendra de la solution finale retenue. Les méchanismes mis en place restant globalement "bas niveau" (proche du hardware), on peut considérer que la messagerie, même complète, reste fiable.

 

POP, IMAP, MAPI, RPC over HTTPs... Qu'est-ce que c'est ?

Ces termes représentent des types de messagerie. Tous permettront d'envoyer / recevoir des mails, mais chacun le fera à sa manière et donc avec ses propres avantages.

 

POP - Messagerie la plus traditionnelle et la plus répandue : Elle ne fait que recevoir des mails.

Le serveur POP, là où sont réceptionnés les mails qui vous sont envoyés, est interrogé par un client de messagerie (type Outlook ou Thunderbird par exemple) et ce dernier rappatrie les messages en les copiant sur votre ordinateur. Le client de messagerie peut alors laisser le mail sur le serveur, en plus de la copie locale qu'il vient d'effectuer (au détriment du quota de taille de votre boite-aux-lettres), ou bien le supprimer systématiquement du serveur (comme dans la plupart des cas).

Votre client de messagerie récupère donc vos mails que si vous le lancez, et vos mail ne sont donc consultables qu'à partir de la machine et du client de messagerie à partir desquels vous avez lancé le rapatriement.

 

IMAP - Messagerie plus "sécurisée"

Dans ce mode, contrairement au client de messagerie POP qui récupère et gère vos messages en local, le client IMAP pilote littéralement le serveur de messagerie.

Un petit plus par rapport au POP, le serveur va pouvoir gérer directement des répertoires de messagerie (répertoire "fournisseur", répertoire "contrats validés", par exemple), et les messages qui vous sont envoyés. Le client de messagerie IMAP ne téléchargera le mail et les répertoires en question, que si vous cliquez dessus. L'avantage est que le mail n'est pas transféré au client "inutilement", mais surtout que les mails restent systématiquement sur le serveur.

Vous l'aurez peut-être compris : ces systèmes ne répondront qu'aux besoins simples de messagerie pure, sans aucun autre service autour tels que l'anti -spam/virus, la gestion des archives, le travail collaboratif...

 

L'ere des propriétaires

MAPI - Propriétaire à Microsoft Exchange

C'est l'un des  modes les plus complets que l'on puisse mettre en oeuvre actuellement. C'est le protocole propriétaire utilisé par les serveurs Exchange de Microsoft pour parler avec le client de messagerie Outlook.

Il ne s'agit d'ailleurs plus d'un simple protocole mail, mais d'un protocole permettant au client Outlook et au serveur Exchange d'échanger une multitude d'informations sur les mails certes, mais également sur des notions d'agenda, de carnet d'adresses, de sécurité, de droit d'accès, d'accès à de véritables fichiers...

Cette solution est moins répandue puisqu'il s'agit de mettre en oeuvre une architecture complète Microsoft Exchange, qui nécessite parfois plusieurs serveurs. Son coût d'acquisition (licence et matériel) étant souvent élevé, des alternativies dites "hébergées" ou "externalisées" existent et rendent accessible ce genre de solution (cf. Hosted Exchange by AIMS).

De par sa gamme très complète de fonctionalités, cette solution reste la plus reconnue pour des notions légales : sécurité d'accès et de transport de l'information, la rétention légale et la détention des archives, l'indexation pour des recherches ultra rapides sur un grand nombre de mails, la gestion des spams...

 

Mail Fountain - Solution Propriétaire alternative à MS Exchange pour les PME

Solution de messagerie complète, basée sur la technologie POP, elle embarque de nombreux services connexes. Fiable, rapide, complète et écologique, cette alternative mixant format traditionnels, et services propriétaires, vous rapprochera du monde et des fonctionalités de MS Exchange, à prix réduit, et directement manageable par le client, s'il le souhaite. Son interface accessible à tous est efficace et donne la possibilité de maîtriser totalement la solution.

 

Que faire pour simplifier tout cela ?

Faites confiance à AIMS Informatique ! Dans le milieu depuis plus de 10 ans, nous avons testé et éprouvé des dizaines de solutions et d'architectures de messagerie. Chez AIMS Informatique, nous considérons qu'une messagerie est un ensemble de services indissociables mais fiables. A ce titre, nous avons sélectionné et nous plébiscitons principalement deux solutions résolument pérennes : Hosted Exchange et Mail Fountain.

Pour des raisons de coûts et de modèle économique, nous poussons la solution Hosted Exchange qui présentera l'avantage de mettre à disposition des PME une véritable messagerie Exchange complète (intégrant toutes les fonctionalités d'Outlook), d'ordinaire réservée aux grandes entreprises, et ce enfin accessible !

Pas de matériel, pas de licence ni de coût de gestion à mettre en jeu... Et pas d'engagement ! Le service est "loué" à l'utilisateur pour une dizaine d'euros par mois. La messagerie ne devant pas peser sur la société, cette solution externalisée et infogérée Hosted Exchange, vous permettra de disposer sereinement d'une véritable solution de messagerie professionnelle sécurisée.

Mail Fountain, quant à elle, est une solution réservée à personne, mais ouverte à tous ! Son prix très accessible et les services délivrés en font une innovation incontournable et nécessaire à toute entreprise, quelle qu'en soit la taille. Cette initiative innovante répond parrallèlement à des besoins quotidiens concrets. Par exemple, qui n'a jamais été ennuyé par la transmission de pièces jointes trop volumineuses ? Mail Fountain répond simplement et de manière entièrement transparente à cette problématique, et ce pour les deux parties emeteur comme destinataire.

Généralement intégré directement sur site client, ce boitier vous permettra de garder la maitrise de votre messagerie, que vous pourrez gérer résolument seul, grâce à son interface parlante et intuitive. Les grands demandeurs de services mail seront conquis, quand aux autres, rapidement configuré s(en moins d'une heure!) une fois pour toute, le service sera fiable et transparent ! 

 

Salon E-commerce

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